Ingyenes projektmenedzsment eszközök

2015-02-04

Az egyik legkockázatosabb dolog az életben, ha megpróbálunk projektet vezetni  megfelelő projektmenedzsment szoftver nélkül.  Hiába  a  legjobb szándék és a gondosan előkészített stratégia, elég csupán egyetlen rossz fordulat, és egy ...

AzPM_cloud egyik legkockázatosabb dolog az életben, ha megpróbálunk projektet vezetni  megfelelő projektmenedzsment szoftver nélkül.  Hiába  a  legjobb szándék és a gondosan előkészített stratégia, elég csupán egyetlen rossz fordulat, és egy pillanat alatt bekövetkezhet a katasztrófa. Egy félrecsúszott projektet rendbehozni pedig hatalmas feladat, ráadásul rengeteg pénzbe is kerülhet.

Rendben, szükség van egy jó szoftverre, de melyik legyen az?
A projektmenedzser szoftverekből nehéz összeállítani egy olyan listát, amelyen mindenki számára egyformán a legjobb szoftverek szerepelnek. Ennek oka, hogy minden felhasználó számára más tesz egy alkalmazást „a legjobb” projektmenedzsment eszközzé – némelyeknek az időmenedzsment funkció a fontosabb; mások egy  jó szervező eszközt keresnek. Ezért nem is próbáltunk meg rangsort felállítani, inkább csak szeretnénk megmutatni, hogy milyen lehetőségei vannak annak, aki szeretné megkönnyíteni munkáját egy projektmenedzsment alkalmazás használatával.

Listánk összeállításakor  azokra a programokra koncentráltunk, amelyek szabvány projekt menedzsment funkciókat  kínálnak,  mint például a feladatok és az erőforrások-ütemezése és nyomon követése, ábrázolás, projektek  és feladatok lebontása al-projektekre és részfeladatokra, függőségi kapcsolatok megjelenítése. Az általunk összeállított lista legelején egy nyílt forráskódú eszköz, az Open Workbench található.

Open Workbench
Ingyenes Windows-alapú asztali alkalmazás, amely biztosítja a gyors projekt ütemezést, rengeteg menedzsment funkciót és szolgáltatást találunk benne: projekt-, és erőforrás-követés, referenciaértékek és Gantt-diagramok.
Minden projekt több szakaszon halad át az életciklusa alatt, és ezen alkalmazás segítségével a kritikus feladatok, illetve szakaszok kezelhetőbbé válnak, így a projekt nagyobb valószínúséggel lesz sikeres. Az Open Workbench lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy egységekre bonthassák a projektfeladatokat és mérföldköveket jelöljönek  ki, munkaszerkezetet adjanak meg, függőségeket állítsanak fel, forrásokat rendeljenek a feladatokhoz, feladatokat ütemezzenek, stb.
Ha vállalati szinten szeretnénk használni az Open Workbench-et, a termék frissítés megvásárolható CA Clarity PPM szoftver néven.  Ez a projekt és portfolió menedzsment rendszer tartalmazza a munkacsoport funkciót, amely lehetővé teszi a hozzáférést mások számára is, és folyamatosan frissíti a projekt adatait

GanttProject
Szintén egy nagyon jó projekt menedzsment eszköz, mely meglepően sok funkciót és lehetőséget rejt magában egy ingyenes termékhez képest. A GNU General Public License alatt fut, ami azt jelenti, hogy ingyen letölthető. Ezen kívül van egy Java alapú verziója, amellyel telepíteni sem szükséges az alkalmazást a gépünkre. Amint azt a neve is mutatja, a GanttProject kiválóan alkalmas arra, hogy Gantt (és PERT) diagramokat készítsünk vele, amelyek logikussá és könnyen érthetővé teszik a fejlesztési terveket,  jelentéseket készíthet, HTML és PDF formátumban.
Képes megjeleníteni egy adott projektszakasz készültségi fokát százalékosan, és a mérföldkövek segítségével hozzájárul a projekt tervezhetőségéhez, a fix határidők betartásához. GanttProject-et xml kiterjesztéssel menthetjük el a fájlokat, ami azt jelenti, hogy azok megtekinthetőek az interneten keresztül, valamint más programokkal, így például a Microsoft Project-tel is. A telepítés nagyon gyors, hiszen a program valójában nagyon kicsi, 10MB alatt van a mérete.

OpenProj
A teljesen nyílt forrású OpenProj program letölthető a http://openproj.org/ weboldalról. A weboldal szerint  ugyan teljes értékúen helyettesíti a Microsoft Project programot, ennek ellenére azért találhatunk hiányosságokat az OpenProj programban (pl. szúrés, jelentések).  Az OpenProj program azonban így is alkalmas a  projektidő ütemezésére, költségelemzésre és dokumentálásra is. A program maga Java-alapú, így egyszerúen futtatható Windows, Linux, UNIX és Mac platformokon is.

Producteev
Producteev nevú ingyenes alkalmazásnál a felhasználók és projektek száma korlátlan. Csak akkor szükséges a Pro verzióra frissíteni, ha Outlook integrációra, személyre szabott támogatásra, vagy vizuális testreszabhatóságra van szükségünk.
Számos funkciót tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy összetett feladatlistába tartozó feladatokat hozzanak létre és lehetőség van az eredmények mérésére és a haladás nyomonkövetése. Valósidejú kommunikációt biztosít a felhasználók között, ráadásul a felhasználók az e-mailjeiket néhány kattintással feladatokká alakíthatják.
A Producteev nagy előnye, hogy könnyen használható, szinte minden funkció, amit az eszköz kínál magától értetődő.
A feladatokat szúrhetjük emberek, projektek, állapot, fizetési határidő, prioritás, és egyéb tulajdonságok alapján. A fájlok megosztása is egyszerú: használhatjuk ehhez a Dropboxot vagy csatolhatjuk a fájlokat mellékletként.

Asana
Az adatok alapján - 40.000 ügyfél és 400.000 felhasználó -  az Asana az egyik legnépszerúbb projektmenedzsment alkalmazás és a legjobb az egészben, hogy akár 15 felhasználóig ingyenes.
Az Asana-t Dustin Moskovitz a Facebook a társalapítója tervezte. A legnépszerúbb közösségi platform szerény kinézetú dizájnja jellemző erre projektmenedzsment eszközre is, és a funkciókat tekintve is találhatunk hiányosságokat: pl. a folyamatok nyomonkövetése, és az offline használat. Asana feladatkezelő rendszer nagy előnye viszont, hogy a munkacsoport tagjai valós idejú interakcióban vehetnek részt.

DotProject.net
Az egyik legkorábban elérhetővé tett nyílt forráskódú projektmenedzsment eszköz a dotProject.net szoftvercsomag. A web-alapú projektmenedzsment keretrendszer projekteket ütemezésére és tervezésére íródott PHP-ban. A fejlesztők folyamatosasan tesztelik és módosítja a kódokat, a dotProject.net szoftver ezáltal sokkal stabilabbá vált az évek folyamán.  
Bár nem egy tökéletes alkalmazás, de a kiterjedt funkcionalitással rendelkezik, és egyszerú  a használata, és ez, valamint a folyamatos tesztelések, és javítások feledtetik a hiányosságokat. A szoftver lehetővé teszi az erőforrások és a határidők kezelését, a dokumentum referenciaértékek és mérföldkövek dokumentásását, könnyen olvasható táblázatok megjelenítését, amelyek segítenek a projektet időben és költségkereten belül megvalósítani.

A különböző fizetős és ingyenes asztali projektmenedzsment eszközök között  azonban egyértelmúen a Microsoft vezet a Ms Project-tel, mely szoftver neve nyilván sokaknak ismerősen cseng, hiszen ez a legelterjedtebb projektvezetési segédeszköz, és hatalmas előnye a komplexitás.
Oktatóközpontunk alap és haladó szinten is kínál tanfolyamot azok számára, akik alapos ismeretekre  szeretnének szert tenni  a szoftver múködéséről:

Microsoft Project alkalmazás alapok

Microsoft Project alkalmazás haladó szinten (Project Server)